Tietosuojaseloste (työnhakijat)
Päivitetty 12.6.2018
Tämä on Suomen Promic Oy:n työnhakijoiden tietosuojaseloste, jossa kerromme henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä.
Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä, ota meihin yhteyttä:
toimisto@promic.fi
1. Rekisterinpitäjä:
Suomen Promic Oy (1839569-6) [myöhemmin ”Rekisterinpitäjä”]
Osoite: Vasarakatu 10, 15700 Lahti
Puhelin: 040 848 9753
Sähköposti: toimisto@promic.fi
2.Mitä tarkoitamme eri termeillä?
”Henkilötiedoilla” tarkoitamme kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (jäljempänä ”rekisteröity”) liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite ja puhelinnumero. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, jonka voimme suoraan tai epäsuorasti tunnistaa häntä koskevien erilaisten tietojen perusteella.
”Rekisteröidyllä” tarkoitamme sitä ihmistä, kenen henkilötietoja henkilörekistereissämme käsittelemme.
3.Mihin tarkoituksiin henkilötietojani käsitellään?
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti)
Rekrytointi:
Voimme käyttää henkilötietojasi työnhakuusi liittyvän rekrytointiprosessin hoitamiseksi ja rekrytointiin liittyvän viestinnän hoitamiseksi.
Liiketoiminnan kehittäminen:
Voimme käyttää henkilötietojasi liiketoimintamme kehittämiseen, kuten esimerkiksi rekrytointiprosessiemme kehittämiseen.
4.Millä perusteilla henkilötietojani käsitellään?
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:
olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi;
käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja
käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut.
Meillä on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus kehittää liiketoimintaamme, mukaan lukien rekrytointiprosessejamme.
Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voimme pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn.
Voimme käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi yhdenvertaisuuslain niin edellyttäessä.
Edellä mainitun lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi, mikäli katsomme, että se on tarpeen turvallisuussyistä.
5.Mitä eri tietotyyppejä minusta käsitellään?
Keräämämme henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:
Perustiedot:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)
- sukupuoli
- syntymäaika tai henkilötunnus
- kansallisuus
- valokuva
- kielitaito
- rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
- terveys- ja huumetestitiedot (mikäli sovellettavissa hakijaan)
- henkilötietoihisi liittyvien oikeuksien käyttö
Työsuhteeseen liittyvät tiedot:
- työhistoria
- koulutus
- saamasi sertifikaatit
- tiedot, taidot ja asiantuntemus (esim. ICT-taidot)
- työhakemus ja ansioluettelo
- palkka- ja etupyynnöt
- persoonallisuus- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset (esim. rekrytointikonsulttien kautta)
- esimerkit aiemmista töistä tai esityksistä (esim. luovien töiden portfolio)
- sosiaalisen median sisältö (suostumuksella)
- muut rekrytointihaastattelujen aikana ja suositusten tarkistuksen yhteydessä saatavat tiedot
- työlupa (mikäli sovellettavissa)
- luottotiedot (mikäli sovellettavissa)
- rikosrekisteriote (mikäli sovellettavissa)
6.Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?
Keräämme henkilötietojasi suoraan sinulta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:
- verkkosivuilla olevat lomakkeet
- fyysiset lomakkeet
- puhelinkeskustelut, joiden aikana annat meille henkilötietoja
- sähköpostiviestit, joissa annat meille henkilötietoja
- henkilökohtaiset keskustelut
- työhakemusvideot
Voimme suostumuksellasi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:
- suosittelijoiksi ilmoittamasi henkilöt
- yritykset, jotka tarjoavat rekrytointikonsultointia ja persoonallisuus- ja pätevyysarviointitestejä rekisterinpitäjälle
Rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta ilman suostumustasi, jos:
- viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle, jotta työnantaja voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa
- työnantaja hankkii henkilökohtaisia luottotietoja tai rikosrekisteritietoja arvioidakseen työntekijän luotettavuutta
- Rekisterinpitäjä voi saada ja päivittää rekisterinsä henkilötietoja viranomaisilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat henkilötietopalveluja.
7.Kenelle henkilötietojani voidaan jakaa?
Promic Oy:llä on oikeutettu etu siirtää henkilötietoja yrityksen sisällä sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin.
Emme anna, myy, tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei seuraavassa toisin mainita.
Saatamme jakaa henkilötietojasi meille palveluita suorittaville kolmansille osapuolille eli ns. henkilötietojen käsittelijöille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi soveltuvuustestien toteuttaminen. Emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen meille, tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
8.Kuinka kauan henkilötietojani käsitellään?
Voimme käsitellä tietojasi työnhakijajärjestelmässä hakemusvuottasi seuraavien kahden kalenterivuoden ajan (esimerkki: hakemus ajalta 1.10.2018 säilytetään 31.12.2020 asti). Suostumuksellasi rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojasi niin kauan kuin suostumuksessa määritetään.
Voimme käsitellä henkilötietojasi niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö, kuten yhdenvertaisuuslaki, sen sallii.
9.Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksiani?
Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä antamiimme yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen.
Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat (oikeuksien laajuus riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojesi käsittely pohjautuu eli kaikki alla olevat oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissäsi):
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on henkilörekisteriin kerätty.
Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
- peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
- henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
- henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Rekisterinpitäjän digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.
Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:
- kiistät meillä olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
- emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
- olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteemme sinun perusteesi.
Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Mikäli käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua välillämme, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen
10.Muita ehtoja:
Jotta voimme täyttää väliseemme suhteeseen liittyvät sopimusvelvoitteemme, on meidän käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi hoitaa rekrytointiprosessia.
Tämän tietosuojaselosteen kattamiin rekistereihin ja niissä olevien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.
11.Miten tätä tietosuojainformaatiota voidaan päivittää?
Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Jos alamme käsitellä henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin, ilmoitamme asiasta ja päivitetystä tietosuojaselosteesta ennen kyseistä jatkokäsittelyä. Muiden muutosten osalta tiedotamme verkkosivuillamme tietosuojaselosteen päivittämisestä.
